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5 puntos importantes para la redacción de la Nota de Prensa

La evolución tecnológica, aunada a la vorágine del tiempo, está obligando a los diversos profesionales a optimizar su estancia en el centro laboral. En ese sentido, y con el objetivo de estrechar los lazos entre la empresa y los medios de comunicación. Es por esa razón que el PR tiene que ayudar, en este caso, al periodista del medio de comunicación a optimizar el tiempo que le dedica a voltear la nota de prensa enviada por la empresa. Durante muchos años, he tratado de cambiar la temática de la clásica de este tipo de documento, que incluye, un par de párrafos con información que busca, enaltecer, a la organización. Además de titulares expresivos o alusivos a la marca/empresa, pretendiendo que el medio de comunicación hará su publicación sin reparo alguno.

Varios artículos presentados por analistas norteamericanos recomiendan usar un lenguaje persuasivo sumado a una redacción, clara y concisa de la información que debe comprender, ciertos criterios, que harán que este documento tenga mayores probabilidades para ser publicado.

  • Entre los factores más importantes a tomar en cuenta para lograr una adecuada nota de prensa está, el enfoque. Este debe conjugar entre los intereses del receptor final del mensaje, es decir, la sociedad y lo que desea lograr la empresa. Para esto el PR debe saber qué criterios de noticiabilidad posee su información que la haga atractiva para el medio de comunicación y la sociedad. Aquí la capacidad del Relacionista Público debe ser grande para identificar el real interés mediático en su información y así proyectarla de tal manera que el medio de comunicación ponga su atención en la nota de prensa.
  • Las temáticas a tratar en estos documentos deben ser específicas, hay que sacar de la cabeza de los empresarios la vieja idea de que cualquier tema de la organización es noticia o es atractiva para los medios de comunicación. Por eso, es recomendable manejar una lista de temas sensibles o de interés para los periodistas, estos podrían ser: presentación de nuevos productos y/o servicios, firma de convenios, premios o reconocimientos internacionales, nacionales, regionales o locales, aportes a la comunidad, licencias sociables y/o ambientales, campañas educativas y puntos de vista de la empresa con relación a leyes o normas que tenga relación con el giro de empresa. Cabe señalar que podrían haber más temas, sin embargo, estos muchas veces estarán predispuestos por el contexto temporal o coyuntural del momento en que se vaya a emitir este documento.
  • En cuanto a la extensión, forma y contenido, lo que se recomienda es que se  responda en el documento a estas 6 preguntas; qué,  quién,  cómo, cuándo,  dónde, por qué  y dependiendo del tema se podría responder al cuestionamiento, para qué. Las palabras utilizadas dentro de la nota de prensa deben estar adecuadas al público del medio. Usar verbos que tengan acción, cero elogios hacia la empresa, que los párrafos contengan entre 40 y 60 palabras y no excedan los 4. Ser bastante sincero con la información en el caso de colocar que es una exclusividad, ya que si no es realmente una primicia, la empresa y, por ende, el PR podría perder credibilidad.
  • Referente a la forma en que se debe de titular una nota de prensa, debemos atraer a la lectura de la contenido del documento, por ende tiene que ser atractivo, sin llegar a ser ingenioso o represente algo que no se encuentra en el cuerpo del texto, solo por el hecho de llamar la atención del lector para su publicación. De preferencia que solo contenga diez palabras, que contenga verbo en tiempo presente o futuro con predominio del presente de indicativo.
  • Otro elemento que muchas veces pasa desapercibido en el planteamiento del documento es los datos de contacto. Tal vez para muchas empresas este sea un tema conocido, sin embargo en la praxis, hemos identificado una serie de instituciones que no contemplan este punto sumamente importante para establecer un contacto con el medio. Es imperativo que se coloque, el nombre del que redacta la nota, el cargo que tiene, el área a la que pertenece dentro de la organización y los números de contacto, es decir, teléfono fijo y anexo si existiese. Y, de ser necesario colocar un número de móvil. Muchas veces sucede que el periodista deseoso de ampliar la información de la nota enviada, quiere comunicarse con la persona de la empresa y si no existen estos datos, lamentablemente esto puede generar la no publicación de la nota en el medio.

Para finalizar, hay que enfatizar que muchas de las informaciones que se publican en los medios, vía notas de prensa, se llegar a conocer más que por méritos de la propia información generada por la empresa, se da por el grado de amistad que pueda existir entre el periodista y el PR de la organización. Sin embargo, es muy importante  que los directivos de las organizaciones comprendan que cada vez más los medios están limitando los espacios gratuitos para las empresas, por eso la amistad y una adecuada redacción de la nota de prensa ayudará a que la información de la marca/empresa sea difundida a la opinión pública.

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